Communication OPTIMISEE = connectivité ACCRUE

23.05.2013

Qu’il est loin le temps où il fallait se trouver face à son interlocuteur pour communiquer ! Les moyens de communication fixes et mobiles ont sonné le glas de cette pratique. Ils n’ont d’ailleurs jamais été aussi nombreux qu’aujourd’hui. Mais la médaille a un revers. En effet, on a vite fait de s’y perdre. Deux experts de terrain vous dévoilent cinq règles d’or garantes d’une communication et d’une connectivité optimales entre votre entreprise et ses collaborateurs.

 

Le secret de la réussite d’une entreprise réside dans une collaboration efficace entre tous ses collaborateurs, où qu’ils soient : au bureau, en déplacement ou sur un autre site. Cette collaboration repose sur une communication et une connectivité sans faille. D’où l’importance de leur accorder toute l’attention qu’elles méritent. Mais à quoi être attentif ? Quel poids donner aux moyens de communication fixes et mobiles ? Quelle est l’infrastructure requise et quelle approche prime ? Qu’en est-il des applications data et vocales ? Et quelle est la place d’internet dans la stratégie de communication ? Vous n’êtes pas sans savoir que plus les modes de communication sont nombreux, plus ils soulèvent de questions, ce qui engendre de la ‘friture sur la ligne’. Or vous voulez précisément que vos collaborateurs communiquent entre eux comme s’ils se trouvaient dans la même pièce. Deux experts de terrain vont donc vous aider à ajuster vos moyens technologiques en fonction de vos objectifs (de communication) professionnels. Carmen Cordier, présidente de Crossroad Consulting, et Paul Van Rompaey, IT & Telecom Manager chez Vanhout, entreprise de construction et client d'Orange, vous disent tout en cinq règles d’or.

 

1. Utilisez un seul réseau pour tous vos sites

Votre entreprise compte plusieurs sites ? Rapprochez les collaborateurs de ces filiales grâce à un réseau privé virtuel, ou VPN ou IP-VPN puisque le réseau utilise l’IP comme protocole de communication par défaut.
IP-VPN vous permet de relier les réseaux locaux de tous vos sites pour en faire un réseau de communication data unique. Le VPN offre donc à tous les collaborateurs l’accès à toutes les applications de bureau et d’entreprise, comme s’ils se trouvaient au siège. Le VPN évolue sans problème au rythme de votre entreprise. Il suffit d’adapter la capacité ou le débit pour ajouter de nouveaux sites au réseau en un tour de main. Paul Van Rompaey : “C’est particulièrement intéressant pour une entreprise de construction telle que Vanhout, qui compte énormément de filiales temporaires, à savoir nos chantiers. En étoffant notre réseau, nous fournissons aux collaborateurs sur chantier les mêmes fonctionnalités qu’au bureau.”

 

Le triple play : trafic data, vocal et vidéo est une réalité.

Carmen Cordier, présidente de Crossroad

 

2. Rassemblez le plus d’applications possible

Le principal atout d’un réseau IP-VPN ? La possibilité d’utiliser un large éventail d’applications. Ce réseau vous permet d’utiliser les mêmes applications de messagerie, internet et logicielles sur tous vos sites, de Microsoft Office aux applications CRM liées à votre entreprise. La téléphonie vocale fait partie de ces applications. En pratique, on parle de Voice over IP (VoIP) : les conversations et le trafic data passent par le réseau. Les filiales connectées à votre réseau IP-VPN se téléphonent donc gratuitement. Paul Van Rompaey ne tarit pas d’éloges sur la technologie IP-VPN et le fait qu’elle permette de rassembler une foule d’applications : “Il doit y avoir le moins d’appareils possible sur nos chantiers temporaires. Les collaborateurs qui travaillent sur place ne sont pas des techniciens et ne veulent pas s’embarrasser de ce genre de considérations.”

Outre le contenu vocal et data, le réseau IP prend également en charge le contenu vidéo. Les entreprises y ont d’ailleurs de plus en plus recours, précise Carmen Cordier : “Le triple play (trafic data, vocal et vidéo) est une réalité. La vidéo gagne en popularité dans les entreprises, ne fût-ce que pour le côté ultra pratique du contact visuel lors d’entretiens et de présentations. Mais ce n’est pas tout. La convergence va désormais beaucoup plus loin. Les univers des IT, des télécommunications et du marketing se recoupent de plus en plus. Pensez, par exemple, à la possibilité d’envoyer simultanément le même message sur plusieurs appareils et via plusieurs médias.”

 

3. La communication est mobile

Si les différents sites doivent être reliés entre eux, tous les collaborateurs qui y sont actifs doivent l’être aussi, même ceux qui sont souvent en déplacement. “Crossroad Consulting n’a qu’un bureau, mais nous avons des consultants partout,” explique Carmen Cordier. “Moins ils sont au bureau, mieux c’est, car cela veut dire qu’ils aident les clients. Ces collaborateurs nomades n’ont besoin que d’un ordinateur portable et d’un smartphone pour communiquer. J’ai toujours une ligne fixe au bureau, mais quand nous sommes sur la route, nous appelons avec notre gsm. A des tarifs fixes, car notre opérateur propose heureusement cette formule. Je crois que ces communications fixes sont amenées à disparaître progressivement. La communication mobile prend l’ascendant. L’avenir est au sans-fil.”

Chez Vanhout, les chefs de chantier se déplacent eux aussi en permanence. Ils passent des appels mobiles et échangent des données mobiles via un smartphone avec abonnement data. Et Paul Van Rompaey de préciser : “Ils lisent leurs mails, par exemple. Ils ne perdent donc plus de temps en cas d’embouteillages. C’est tout bénéfice pour le client, qui reçoit une réponse plus rapide... et pour Vanhout, qui voit sa productivité augmenter.”

 

4. Tout est une question de vitesse

Le temps, c’est de l’argent. Tout entrepreneur sait que rien ne va jamais assez vite. Votre réseau de communication ne doit donc pas être à la traîne. Il vous faut une connexion rapide. “Le lancement d’un nouveau chantier de construction doit aller vite,” souligne Paul Van Rompaey. “C’est pourquoi nous utilisons un réseau mobile. Sous la forme d’un routeur 3G, il assure la liaison avec le réseau fixe de notre opérateur.”

Qui dit vitesse, dit débit. Toujours plus de débit. En effet, quand il est insuffisant, le trafic vocal et vidéo peut connaître des ratés. Pour le simple trafic data, comptez un débit de 200 kbps. Si celui dont vous disposez est insuffisant, la page internet ou le mail mettra plus de temps à s’afficher. Les données vocales et vidéo requièrent facilement un débit trois fois supérieur. Si vous n’en disposez pas, la conversation ou l’image se coupe. La qualité de service des pare-feu et des serveurs permet désormais d’éviter le problème. Ils reconnaissent le signal qui assure le trafic vocal et vidéo et savent que ces données ont priorité sur les autres.

“Il faut effectivement disposer d’un débit suffisant,” concède Carmen Cordier. “Heureusement, ce n’est plus un problème pour les opérateurs à l’heure actuelle. Selon moi, il y aura suffisamment de débit pour prendre en charge toutes les applications, notamment à la faveur de l’évolution de la technologie de compression. Les fournisseurs savent que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à dépendre des TIC.”

 

5. Alliez technologie et efficacité

La technologie ne fonctionne pas seule. Une connexion rapide entre tous vos sites, c’est une chose ; les services et applications que vous lui associez en sont une autre. Gardez toujours à l’esprit la dimension humaine : les applications technologiques servent à mettre les individus en contact et à faciliter leur collaboration.

“Le contact personnel reste crucial,” souligne Carmen Cordier. “C’est pourquoi nous organisons, une semaine sur deux, une réunion d’équipe le vendredi. L’occasion de fournir à tous un état des lieux des projets en cours. Nous insistons également sur l’utilisation efficace de la communication : communiquer moins, mais communiquer mieux. Inutile d’envoyer des tonnes de mails. Il suffit d’envoyer le bon message au bon moment.” Une communication efficace grâce aux applications technologiques ? Oui, mais à condition d’avoir le soutien de la direction. Celle-ci doit promouvoir les IT et leur allouer un budget.

“Les entreprises de construction n’ont pas une réputation de pionnières en matière d’IT et de télécommunications,” constate Paul Van Rompaey. Avant d’ajouter, non sans fierté : “Mais Vanhout joue la carte de l’innovation, y compris sur le plan technologique. Nous avons la chance d’avoir une direction qui partage ce point de vue.”

 

Une communication efficace avec tous les collaborateurs

Plus vous avez de sites et de collaborateurs, plus la communication est complexe. Fort heureusement, les outils technologiques sont légion à l’heure actuelle. De quoi relier tous vos collaborateurs comme s’ils se trouvaient dans la même pièce. Pour communiquer au-delà des murs de votre entreprise, appliquez les cinq règles d’or : utilisez un réseau doté de plusieurs applications, qui mise sur la mobilité, la rapidité et l’efficacité.

 

Paul Van RompaeyPaul Van Rompaey est IT & Telecom Manager chez Vanhout, une entreprise de construction belge de premier plan qui fait ses preuves depuis plus de quatre-vingts ans. Vanhout est aujourd’hui un groupe polyvalent. Outre l’entreprise générale Vanhout, le holding comprend également le bureau d’étude Botec, l’entreprise de finition HBS, le promoteur immobilier Vanhout Projects, le spécialiste de l’isolation Isofoam ainsi que Vanhout Facilities. Le cheval de bataille de toutes ces entreprises ? La qualité, la correction… et l’innovation. Chez Vanhout, cette dernière se traduit par le recours à une technologie de pointe.

 

 

Carmen CordierCarmen Cordier est cofondatrice du bureau de consultance Crossroad Consulting. lle a hérité du sens des affaires de son père, John Cordier, fondateur de Telindus et d'Orange. Comme le nom de son entreprise l’indique, Carmen Cordier tente de rapprocher le monde de l’entreprise et l’univers des IT. Pour ce faire, elle s’appuie sur des collaborateurs chevronnés et sur sa passion pour les technologies de l’information et les processus d’entreprise.

 

 

 
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