Mettez votre boîte de messagerie au repos !

29.09.2017

Selon The Radicati Group, nous envoyons en moyenne entre 200 et 250 milliards d’e-mails par jour. Des chiffres qui cachent toutefois de nombreux e-mails inutiles. Découvrez comment utiliser plus efficacement vos e-mails. 


Grâce aux nouvelles règles de roaming, vous pouvez tirer parti des volumes nationaux de votre plan tarifaire au sein de l’Union européenne. Autrement dit : vous payez le même prix qu’en Belgique. Plus rien ne vous empêche donc de surfer et d’envoyer des e-mails à profusion à travers l’Union européenne !

Les e-mails sont très populaires dans le monde professionnel. Vous faites peut-être partie de ceux qui consultent leur boîte de réception des dizaines de fois par jour en quête d’un nouvel e-mail, en plus des notifications des réseaux sociaux ou d’autres apps... Et pourtant… N’en faites pas le fil conducteur de votre journée de travail, surtout lors de vos voyages d’affaires !

 

Evitez le multitâche

Les spécialistes en time management, comme Time Management Company, soulignent l’importance de travailler à un rythme régulier. Ne réduisez pas votre journée de travail en de (trop) courtes périodes qui vous contraindront à travailler plus vite. Et planifiez des temps de lecture et de réponse à vos e-mails.
 

Voici quelques conseils pour une approche différente :
 

1. Envoyez des e-mails avec modération.

Les collaborateurs qui envoient une montagne d’e-mails en reçoivent, en toute logique, tout autant. Privilégiez donc le téléphone si votre message est compliqué, long ou varié. Une autre solution ? Organisez une réunion.
 

2. Utilisez le CC avec parcimonie.

Ne mentionnez une personne en CC que si vous devez absolument l’informer. Abstenez-vous également au maximum de cliquer sur ‘reply to all’ et supprimez les destinataires qui ne doivent pas impérativement recevoir vos e-mails.
 

3. Tirez un trait sur les notifications.

Fermez régulièrement votre logiciel de messagerie et concentrez-vous sur vos tâches avec la garantie de ne plus être dérangé. Et pensez à désactiver vos notifications si vous ne l’avez pas encore fait. Vous préférez les garder ? Adaptez-en la fréquence de réception : de cinq minutes à deux ou trois heures, par exemple.
 

4. Concis, mais clair et net.

Vous écrivez certainement les e-mails les plus courts possible avec votre smartphone. Mais attention à l’objet de votre message. Le destinataire pourra ainsi identifier d’emblée le sujet. Mieux encore : il (et vous aussi) pourra retrouver très rapidement les e-mails a posteriori.
 

5. Jamais pour les messages urgents.

Ne répondez que rarement, voire jamais, immédiatement à un e-mail. Sans crier gare, votre personne de contact en déduira qu’elle peut aussi vous envoyer des messages urgents par e-mail. D’autres canaux sont à votre disposition pour les sujets urgents : le téléphone, par exemple.

 

Grâce à Shape & Fix et à deux fois plus de data, vous pouvez suivre vos e-mails en déplacement, mais aussi faire bien d’autres choses. Découvrez-les ici.

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