Waarom u die mailbox best even met rust laat

28.09.2017

Het gemiddeld aantal verstuurde mails per dag wordt door The Radicati Group, geschat op 200 tot 250 miljard. Daar zitten ongetwijfeld heel wat overbodige mails tussen. Hoe kan mail efficiënter?  


Dankzij de nieuwe roamingrichtlijnen kan u binnen de EU de nationale volumes van uw tariefplan gebruiken. Met andere woorden: u betaalt evenveel als in België om in de EU te bellen en te surfen.

Vooral mail is in een bedrijfscontext erg populair. Sommigen checken tientallen keren per dag hun smartphone om te zien of er een nieuwe mail is binnengekomen, naast de notificaties van sociale media of andere apps. Maar het kan toch niet de bedoeling zijn dat binnenkomende mails, ook tijdens uw zakenreis, uw werkdag bepalen?

 

Vermijd multitasking

Specialisten in timemanagement, zoals de Time Management Company, benadrukken het belang om regelmatig ongestoord door te werken. Het is beter om te vermijden dat u uw werkdag wordt beperkt tot (te) korte periodes waarin u snel aan iets doorwerkt. Plan uw lees- en antwoordtijden voor mails dus bewust in.
 

Enkele tips om het anders aan te pakken:
 

1. Mail met mate.

Medewerkers die veel mails verzenden, krijgen er gegarandeerd veel terug. Is uw boodschap ingewikkeld, uitgebreid of divers, kies dan voor de telefoon. Of organiseer een meeting.
 

2. Wees zuinig met cc en co.

Zet alleen iemand in cc als het echt nodig is om die persoon op de hoogte te houden. Vermijd ook zoveel mogelijk ‘Reply to all’, of schrap de ontvangers die uw mail niet perse moeten lezen.
 

3. Vermijd notificaties.

Schakel uw mailprogramma regelmatig uit en werk uw taken af zonder gestoord te worden. Als uw notificaties nog aan staan, zet u deze best uit. Of pas de frequentie aan: bijvoorbeeld niet om de 5 minuten, maar om de 2 à 3 uur.
 

4.  Hou het kort en krachtig.

Zeker met uw smartphone houdt u uw mails zo kort mogelijk. Let ook op het onderwerp van uw bericht. De ontvanger kan zo meteen inschatten wat de boodschap is. Bovendien vindt hij (en u) de mails achteraf ook veel sneller terug.
 

5. Gebruik geen mail voor dringende boodschappen.

Antwoord zelden of nooit onmiddellijk op een mail. Voor u het weet, gaat uw contactpersoon ervan uit dat u ook dringende boodschappen per mail wilt ontvangen. Voor dringende zaken zijn andere kanalen beter geschikt, zoals de telefoon.

 

Naast mails opvolgen op verplaatsing, kan u dankzij Shape & Fix met dubbel zoveel mobiele data nog veel meer doen. Ontdek ze hier.

Interesse in ons aanbod?

Wenst u een commercieel gesprek? Een van onze medewerkers belt u zo terug.