BETER communiceren = connectiviteit VERHOGEN

03.05.2016

U hoeft al lang niet meer oog in oog te staan met uw gesprekspartner om te communiceren – vaste en mobiele communicatiemiddelen katapulteerden dat naar een ver verleden. De communicatiemogelijkheden waren nog nooit zo uitgebreid als vandaag. Maar daarin schuilt ook een risico: u verdwaalt gemakkelijk tussen al die opties. Twee ervaringsdeskundigen leiden u via vijf vuistregels naar dé optimale communicatie en connectiviteit tussen uw bedrijf en zijn medewerkers.

 

Het fundament van een succesvol bedrijf? Een efficiënte samenwerking tussen al zijn medewerkers – waar die zich ook bevinden: op kantoor, onderweg of in een andere vestiging. Die samenwerking steunt op een vlekkeloze communicatie en connectiviteit. Het is dus cruciaal dat u daaraan de nodige aandacht besteedt. Maar waarop moet u letten? Hoeveel gewicht kent u toe aan vaste en mobiele communicatiemiddelen? Welke infrastructuur is nodig en welke aanpak primeert? Wat met spraak- en datatoepassingen? En waar past internet in het communicatieplaatje? U merkt het: veel communicatiemogelijkheden scheppen evenveel vragen. En net die veroorzaken ‘ruis op de lijn’. Terwijl u net wilt dat al uw medewerkers met elkaar communiceren alsof ze in dezelfde ruimte zitten. Daarom helpen twee ervaringsdeskundigen u bij de afstemming van uw technologische middelen op uw zakelijke (communicatie)doelen. Carmen Cordier, voorzitter van Crossroad Consulting en Paul Van Rompaey, IT & Telecommanager bij bouwonderneming én Orange-klant Vanhout vatten alles voor u samen in vijf heldere vuistregels.

 

1. Gebruik één netwerk voor al uw vestigingen

Telt uw organisatie verschillende vestigingen? Dan brengt u de medewerkers van die filialen dichter bij elkaar via een Virtueel Privaat Netwerk – kortweg VPN, of IP VPN, omdat het netwerk IP als standaardcommunicatieprotocol hanteert.
Met IP VPN koppelt u de lokale netwerken van al uw vestigingen aan elkaar – tot één datacommunicatienetwerk. Zo verschaft VPN elke medewerker de toegang tot alle kantoor- en bedrijfstoepassingen. Net alsof hij zich op de hoofdzetel bevindt. VPN groeit gemakkelijk mee met uw bedrijf. Door de capaciteit of bandbreedte aan te passen, voegt u in een handomdraai extra vestigingen aan het netwerk toe. Paul Van Rompaey: “Net dát is interessant voor een bouwfirma zoals Vanhout, met veel tijdelijke filialen – namelijk onze bouwwerven. Met de uitbreiding van ons netwerk, bezorgen we de medewerkers op de werf dezelfde mogelijkheden als op kantoor.”
 

Triple play is vandaag een feit: data-, spraak- én videoverkeer.

Carmen Cordier, voorzitter van Crossroad

 

2. Laat zoveel mogelijk toepassingen samenkomen

De belangrijkste meerwaarde van IP VPN? Het feit dat het allerlei toepassingen mogelijk maakt. Zo gebruikt u dankzij IP VPN in alle vestigingen dezelfde mail-, internet- en softwaretoepassingen – van Microsoft Office tot uw bedrijfsgebonden CRM-applicaties. Ook spraaktelefonie is een van die toepassingen. In praktijk gaat het dan om Voice over IP (VoIP), waarbij gesprekken als dataverkeer over het netwerk gaan. Zo telefoneren alle filialen die op uw IP VPN zijn aangesloten, gratis met elkaar. Paul Van Rompaey bewierookt het feit dat IP VPN allerlei toepassingen bundelt: “Op onze tijdelijke bouwwerven mag maar zo weinig mogelijk apparatuur staan. De mensen ter plekke zijn geen techneuten en willen zich dan ook liever niet met technologie bezighouden."

Naast spraak en data, beweegt ook video zich over het IP-netwerk. Een mogelijkheid waarvan bedrijven steeds meer gebruikmaken, vertelt Carmen Cordier ons: “Triple play is vandaag een feit: data-, spraak- én videoverkeer. Dat laatste komt meer en meer opzetten in de bedrijven. Al is het maar omdat visueel contact bij besprekingen of presentaties heel handig is. Maar daarmee stopt het niet. De convergentie reikt intussen al veel verder. De werelden van it, telecom en marketing groeien alsmaar meer naar elkaar toe. Denk aan het feit dat we tegelijkertijd dezelfde boodschap op verschillende toestellen en via verschillende media kunnen overbrengen.”

 

3. Communicatie is mobiel

Niet alleen de verschillende vestigingen moeten met elkaar verbonden worden. Ook alle medewerkers ervan – ook zij die vaak onderweg zijn. “Crossroad Consulting heeft één kantoor, maar onze consultants bevinden zich vaak overal. Hoe minder ze op kantoor zijn, hoe beter. Want dan helpen ze klanten”, schetst Carmen Cordier. “Die mobiele medewerkers hebben genoeg aan een draagbare computer en smartphone om te werken. Op kantoor heb ik nog wel een vaste lijn. Maar zijn we onderweg? Dan bellen we met onze gsm – tegen vaste tarieven, gelukkig maakt onze operator die formule mogelijk. Ik denk dat die vaste verbinding stilaan verdwijnt. Mobiele communicatie neemt de bovenhand. De toekomst is draadloos.”

Bij Vanhout zijn de werfleiders ook voortdurend de weg op. Zij voeren niet alleen mobiele gesprekken. Ze wisselen ook mobiele data uit – via een smartphone met data-abonnement. “Zo lezen ze onderweg bijvoorbeeld hun mails en zijn files plots geen tijdverlies meer”, vertelt Paul Van Rompaey. “Goed nieuws voor de klant, want die krijgt sneller een antwoord … én goed nieuws voor Vanhout, want de productiviteit stijgt erdoor.”

 

4. Het draait om snelheid

Time is money. Elke ondernemer weet dat het niet snel genoeg kan gaan. Dus mag uw communicatienetwerk de boel niet ophouden. Eis dus een snelle connectie. “Het opstarten van een nieuwe bouwwerf moet vlot verlopen, daarom gebruiken we een mobiel netwerk. Onder de vorm van een 3G-router maakt die verbinding met het vaste netwerk van onze operator”, legt Paul Van Rompaey uit.

Snelheid? Daarvoor is bandbreedte nodig – steeds meer en meer. Want spraak- en videoverkeer haperen bij een tekort aan bandbreedte. Voor gewoon dataverkeer mag u een bandbreedte van 200 kbps rekenen. Is er minder beschikbaar? Dan duurt het langer voor de internetpagina of mail zichtbaar is. Spraak- en videodata vragen al gauw het drievoudige aan bandbreedte. Minder beschikbaar? Dan valt het gesprek of het beeld weg. Om dit te vermijden, hebben firewalls en servers tegenwoordig Quality of Service. Zo herkennen ze het signaal dat spraak- en videoverkeer dragen, en weten ze dat deze data voorrang hebben op andere.

“Voldoende bandbreedte is inderdaad een vereiste”, geeft Carmen Cordier toe. “Gelukkig is dat voor de operatoren vandaag geen beletsel meer. Volgens mij zal er voldoende bandbreedte ter beschikking zijn om alle toepassingen mogelijk te maken. Ook omdat de compressietechnologie volgens mij nog evolueert. De aanbieders ervan weten dat steeds meer bedrijven alsmaar afhankelijker worden van ICT.”

 

5. Combineer technologie met efficiëntie

Technologie staat niet op zich. Een vlotte verbinding tussen al uw vestigingen is één ding, welke diensten en toepassingen u daaruit laat volgen, een ander. Verlies daarbij het menselijke karakter niet uit het oog: technologische toepassingen dienen net om mensen met elkaar in contact te brengen, en ze te laten samenwerken.

“Persoonlijk contact blijft cruciaal”, zegt Carmen Cordier. “Daarom organiseren wij om de twee weken op vrijdag een teamworkmeeting, die iedereen een stand van zaken bezorgt over de lopende projecten. Daarnaast hameren we ook op het efficiënte gebruik van communicatie: minder communiceren, maar gerichter. Geen karrenvracht mails, maar het juiste bericht op het juiste moment.” Goed communiceren via technologische toepassingen? Dat lukt niet zonder steun van het management – dat moet it promoten en er budget voor vrijmaken.

“Ik besef dat bouwfirma’s op het vlak van it en telecom niet echt een reputatie hebben van baanbrekers. Maar Vanhout staat voor innovatie – ook op technologisch vlak. Gelukkig hebben we een management dat die visie deelt”, laat Paul Van Rompaey tevreden weten.

 

Vlot communiceren met alle medewerkers

Samengevat: communicatie is het fundament van uw bedrijf. Maar hoe meer vestigingen en hoe meer medewerkers, hoe moeilijker die communicatie verloopt. Gelukkig bestaan er vandaag veel technologische hulpmiddelen. Zo verbindt u alle medewerkers, alsof ze in dezelfde ruimte zitten. Wilt u communiceren over de bedrijfsgrenzen heen? Hou dan rekening met de vijf vuistregels: één netwerk met verschillende toepassingen, dat mobiel en snel is en efficiëntie hoog in het vaandel heeft.

 

Paul Van Rompaey is IT & Telecommanager bij Vanhout, een vooraanstaand Belgisch bouwbedrijf dat al meer dan tachtig jaar indruk maakt. Vanhout groeide uit tot een gediversifieerde groep: naast aannemer Vanhout heeft de holding ook het studiebureau Botec, afwerkingsbedrijf HBS, projectontwikkelaar Vanhout Projects, isolatiespecialist Isofoam en Vanhout Facilities onder zijn vleugels. Stokpaardjes van al deze bedrijven? Kwaliteit, correctheid … én innovatie. Dat laatste toont Vanhout onder meer met zijn vooruitstrevende technologische karakter.

 

 

Carmen Cordier is mede-oprichtster van het ict-adviesbureau Crossroad Consulting. Haar zakelijke instinct erfde ze van haar vader John Cordier, die mee aan de wieg van Telindus en Orange stond. Zoals de naam van haar bedrijf doet vermoeden, creëert Carmen raakvlakken tussen business en informatietechnologie. Daarbij steunt ze op ervaren medewerkers, en op haar passie voor informatietechnologie en bedrijfsprocessen.

 

 

 
Interesse in ons aanbod?

Wenst u een commercieel gesprek? Een van onze medewerkers belt u zo terug.