Meetingroom 3.0: thuiswerken op kantoor

Hybride werken maakt op vandaag al deel uit van het personeelsbeleid van heel wat bedrijven. Terecht, aangezien 53% van alle medewerkers verwacht te kunnen thuiswerken¹ en van de medewerkers voor wie thuiswerk mogelijk is, 70% er de voorkeur aan geeft om dit drie dagen per week te doen². Tegelijkertijd botsen veel werknemers vandaag op de technische limieten van hybride werken. Zo geeft 91% van de thuiswerkende medewerkers aan gefrustreerd te zijn over inadequate vergadertools³ en wordt er steeds vaker voor gekozen om meetings in real life te laten plaatsvinden. Deze tegenstelling wordt ook wel de ‘hybrid working paradox’ genoemd: hoewel hybride werken massaal omarmd wordt, is er ook een verlangen naar meer menselijk contact.

Verder dan technologie alleen

Hoe kunnen bedrijven met deze paradox omgaan? Hoe kunnen ze ingaan op de wens om meer thuis te werken, zonder dat het persoonlijke contact verloren gaat? Het antwoord ligt in een nieuwe benadering van hybride vergaderen, waar niet enkel naar het technische, maar ook naar het menselijke aspect gekeken wordt. In deze benadering zijn er drie factoren die een cruciale rol spelen:
 

1. Gelijkwaardigheid
   Alle deelnemers moeten zich tijdens de vergadering gewaardeerd en gehoord voelen.
    
2. Toegankelijkheid
   De vergadering moet toegankelijk zijn voor alle deelnemers, ongeacht hun locatie. Elke deelnemer moet toegang hebben tot de juiste tools en technologieën.
    
3. Gelijkheid
   Alle deelnemers moeten elkaar tijdens de vergadering op dezelfde manier zien en horen. Ze moeten kunnen communiceren op hetzelfde niveau en er moet ook ruimte zijn voor non-verbale communicatie.

Meetingroom 3.0

Naast aandacht voor het menselijke aspect van hybride vergaderen, blijft kiezen voor de juiste tools en technologie natuurlijk essentieel. Om de kwaliteit van de interacties te optimaliseren, is het aangewezen om te investeren in een nieuw type meetingroom. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kan u een mix van innovatieve meetingrooms creëren, gaande van focus rooms voor 1 tot 3 personen tot grote vergaderzalen met een capaciteit tot 15 personen en meer. Door de meetingrooms uit te rusten met een bring your own device- of standalone videoconferentieoplossing, komt u tegemoet aan de noden van uw medewerkers.

Bij een bring your own device-oplossing brengt elke deelnemer zijn eigen laptop mee en verbindt die met de videoconferentieoplossing. Dat systeem vervangt de camera, luidsprekers en microfoon van de afzonderlijke laptops en zorgt dus voor een betere video- en audiokwaliteit. Een standalone-oplossing werkt via een vaste computer in de vergaderruimte, waardoor vergaderingen zonder de hulp van extra toestellen kunnen gestart worden. Meestal maken deze oplossingen gebruik van platformspecifieke toepassingen onder licentie, zoals Microsoft Teams of Cisco Webex.

Medewerkers die deelnemen van op een andere locatie krijgen dankzij de videoconferentieoplossing een volledig beeld van de vergaderruimte en horen elke bijdrage, wat zorgt voor een grotere betrokkenheid. Door ook een clickshare-oplossing aan het videoconferentiesysteem toe te voegen, kunnen documenten moeiteloos en draadloos gedeeld worden, zowel in de vergaderruimte als daarbuiten.

1 Gallup. “The Future of Hybrid Work: 5 Key Questions Answered With Data.” Published 2022.
2 Directions 2021 The Rapidly Evolving Future of Collaboration and Conferencing; NB Webcam Study
3 Freshworks, State of Workplace Technology April 2022