5 avantages d´une entreprise sans papier

Une entreprise digitale a une longueur d’avance sur ses concurrents.

1. Vous travaillez plus efficacement

Vos collaborateurs doivent souvent chercher des dossiers papier. Ils se déplacent donc de pièce en pièce et perdent facilement du temps. Si vos fichiers étaient numérisés, il suffirait de saisir le bon mot clé pour les retrouver.

2. Vous faites moins d’erreurs

Le traitement des dossiers digitaux peut être automatisé, ce qui permet d’établir un workflow reprenant les étapes que doit parcourir un document tel qu’une facture ou un texte marketing. Un document digital traité de cette manière aura moins de chances de se retrouver au mauvais endroit ou d’être abandonné quelque part. Des contrôles automatiques de l’exactitude de toutes les étapes intermédiaires permettent également d’éviter bon nombre d’erreurs.

3. Vous partagez facilement des documents

Les documents et les dossiers sont des formes de communication : vous ne les écrivez pas pour vous-même, mais pour les partager avec d’autres. Ce partage de documents papier s’avère fastidieux : vous devez les déposer sur le bureau d’un collègue, espérer qu’il les consulte ou les signe rapidement et attendre qu’il vous les renvoie. Les documents digitaux sont, en revanche, faciles à partager : grâce au workflow et aux rappels automatiques, ils ne disparaissent jamais sous la pile. Vous pouvez, en outre, travailler à plusieurs en même temps sur un même document, par exemple pour finaliser un texte avant sa publication.

4. Vous pouvez travailler n’importe où

Les documents digitaux sont une condition sine qua non pour des formes de travail flexibles telles que le travail à domicile ou le Nouveau Travail. Avec les documents papier, vous devez toujours penser à emmener les documents dont vous avez besoin pour travailler. Vous décidez subitement de travailler à la maison à cause des embouteillages ? Pas de chance… vous avez laissé un document important au bureau. Les documents digitaux règlent le problème : vous vous connectez au réseau de l’entreprise et vous accédez à tous vos documents, où que vous soyez.

5. Vous préservez l’environnement

Les documents papier nuisent à l’environnement. Le papier en lui-même nécessite d’abattre des arbres et s’accompagne d’une forte consommation d’énergie. L’encre est elle aussi néfaste. En utilisant au maximum des documents digitaux, vous faites une fleur à l’environnement. La numérisation est donc un composant clé de la responsabilité sociétale des entreprises.