Tuinexpert Trakat beter bereikbaar met Cloud Telephony

Bij familiebedrijf Trakat vindt u alle materiaal voor tuin en tuinbouw. Deze dynamische kmo telt drie medewerkers, die samenwerken in het bedrijf in Sint-Katelijne-Waver. Af en toe werken de medewerkers ook buitenshuis, om klanten te bezoeken bijvoorbeeld. Die klanten staan voor de medewerkers van Trakat centraal, ze willen dan ook optimaal bereikbaar zijn.

Die bereikbaarheid kwam onder druk te staan toen de klassieke telefooncentrale bij Trakat de geest gaf. “Die telefooncentrale stond gewoon bij ons in het gebouw. Als er een probleem was, moest er een technicus langskomen en die komt natuurlijk ook niet meteen”, vertelt Sven Van den Eynde, de digitaal verantwoordelijke van Trakat. “We hebben toen wat offertes aangevraagd voor een nieuwe telefooncentrale. Alle voorgestelde prijzen schommelden tussen de 4.000 à 5.000 euro. Vrij duur, en dus zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing.”

Cloud Telephony: betaalbaar alternatief voor een klassieke telefooncentrale

De zoektocht naar een betaalbare telefonie-oplossing leidde Trakat naar Cloud Telephony van Orange. “Cloud Telephony heeft veel voordelen, maar het feit dat hier geen centrale meer staat, vinden we echt gemakkelijk. Als er nu iets fout zou gaan of als er een update nodig is, dan lost Orange dat meteen zelf op”, vertelt Sven Van den Eynde. “Orange neemt het beheer van de telefooncentrale in de cloud helemaal voor zijn rekening. Daar betalen we nu een klein bedrag per gebruiker voor, bovenop ons abonnement bij Orange.”

Bij Trakat is de telefooncentrale de basis van alle communicatie. “We bellen aan ons bureau met vaste IP-toestellen via Ethernet. Als we ergens in het bedrijf rondlopen, nemen we de draagbare toestellen die Orange installeerde mee. Zo blijven we altijd bereikbaar, ook al zitten we niet achter ons bureau”, legt Van den Eynde uit. “Als we bij klanten zijn, maken we gebruik van de app van Orange op onze smartphone. Via een mobiele verbinding gebruiken we ook buitenshuis onze telefooncentrale om te telefoneren en alle communicatie te regelen. Alles verloopt efficiënt en gestroomlijnd, en dat kan trouwens ook van de installatie gezegd worden.”

Vlotte en efficiënte communicatie

Bij Trakat zijn ze erg tevreden over de mogelijkheden van Cloud Telephony. “Via een zogenaamd IVR-systeem (interactive voice response) komt de klant meteen bij de juiste collega terecht. Geen gedoe of tijdverlies met doorverbinden en kijken of iemand beschikbaar is, dat wordt allemaal centraal ingesteld”, stelt Van den Eynde. “Met de oude centrale konden we bijvoorbeeld enkel doorverbinden naar vaste toestellen, nu kan dat ook naar een gsm. We zijn veel beter bereikbaar.”

Ook het antwoordapparaat instellen blijkt erg makkelijk. “Als ik bijvoorbeeld bij klanten ben, zet ik mezelf via de app op ‘afwezig’. Dan neemt het antwoordapparaat het even over en kan ik de klanten later terugbellen”, vertelt hij. De voicemail beluisteren kan via de vaste telefoonlijn of via de app. Er wordt ook via e-mail een kopie van het spraakbericht gestuurd, zodat geen enkel contact gemist wordt. 

Met Cloud Telephony kan u er voor zorgen dat enkel het vaste nummer van de zaak getoond wordt. “Klanten zien enkel mijn vast nummer en nooit mijn gsm-nummer, ook als ik hen met mijn gsm bel. Willen klanten me terugbellen, dan komen ze overdag bij mij of een collega terecht en ’s avonds bij het automatische keuzemenu van de virtuele telefooncentrale. Dat is klantvriendelijk, zonder dat we zelf dag en nacht bereikbaar moeten zijn. Ik vind dat een hele vooruitgang voor onze zaak.”