5 voordelen van een papierloos bedrijf

Een digitaal bedrijf heeft heel wat voorsprong op zijn concurrenten:

1. U werkt efficiënter

Hoe vaak moeten uw medewerkers niet naar papieren dossiers zoeken? Dat zoeken en zich doorgaans ook naar een andere ruimte moeten verplaatsen waar de dossiers liggen brengt heel wat tijdverlies met zich mee. Zijn uw dossiers gedigitaliseerd, dan is de juiste zoekterm intypen voldoende om een dossier boven te halen.

2. U maakt minder fouten

De verwerking van digitale dossiers is te automatiseren. Daardoor is het mogelijk om in een workflow vast te leggen welke stappen een document zoals een factuur of marketingtekst allemaal moet doorlopen. Een digitaal document dat op die manier verwerkt wordt, zal niet zo snel op een verkeerde plaats terechtkomen of ergens blijven liggen. Automatische controles op de correctheid van alle tussenstappen vermijden bovendien heel wat fouten.

3. U deelt vlot documenten

Documenten en dossiers zijn vormen van communicatie: u schrijft ze niet voor uzelf, maar om ze met anderen te delen. Dat delen van papieren documenten gaat vrij omslachtig. U moet ze op het bureau van een collega leggen, hopen dat die ze snel naleest of ondertekent, en wachten tot u ze terugkrijgt. Digitale documenten daarentegen zijn eenvoudig te delen met anderen. Dankzij workflows en automatische herinneringen raken ze niet onderaan een stapel verloren. Bovendien kan u tegelijk met meerdere personen aan een document werken, bijvoorbeeld als u een tekst voor publicatie klaarmaakt.

4. U kunt van overal werken

Digitale documenten zijn een belangrijke voorwaarde voor flexibele vormen van werken zoals thuiswerken en het nieuwe werken. Met papieren documenten moet u er dan immers de hele tijd aan denken dat u de documenten die u nodig heeft meeneemt naar de locatie waar u werkt. En als u dan onverwacht beslist om thuis te blijven werken omdat er een file is, ligt dat ene belangrijke document waarschijnlijk net nog op kantoor. Met digitale documenten is dat verleden tijd: u logt op het bedrijfsnetwerk in en heeft op eender welke plaats toegang tot al uw documenten.

5. U spaart het milieu

Papieren documenten vormen een zware belasting voor het milieu. Niet alleen het papier zelf, waarvoor bomen geveld worden en veel energie verbruikt wordt, maar ook de inkt. Door documenten zoveel mogelijk digitaal te verwerken, spaart u het milieu. Digitalisering is dus een belangrijk instrument voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.