Work life balance van iedereen

work life balance

Privé en werk lopen steeds meer door elkaar. Orange brengt, samen met Danielle Jacobs van BELTUG, voor alle afdelingen de impact van de zogenaamde work life balance in kaart. Een handig overzicht.

Danielle Jacobs: BELTUG

 

“Work life balance behelst diverse afdelingen binnen een bedrijf”, bevestigt Danielle Jacobs van Beltug, de vereniging van professionele telecomgebruikers. Mensen werken vandaag vaak zowel thuis als op kantoor. Ze zijn vaak onderweg in binnen- en buitenland. “Een coherente aanpak is nodig.” We overlopen enkele bedrijfs-departementen en suggereren aandachtspunten.

 

Opstellen van een duidelijke policy

Bedrijfsdepartement: de HR-afdeling 

“Work life balance gaat over hoe mensen zich voelen op kantoor. En ook over hun centen. Daarom dat er op niveau van de HR-afdeling goede afspraken moeten worden gemaakt”, stelt Danielle Jacobs, General Manager bij BELTUG. De belangrijkste taak voor een HR-afdeling is het opstellen van een policy. Al is samenwerking met andere afdelingen, zoals IT of facilities, wel aangewezen. “We merken bijvoorbeeld dat de afdelingen onderling soms te weinig met elkaar praten. In veel bedrijven vertrekt men vanuit een verspreide slagorde.”

Zo’n HR policy zet de lijnen uit. Het gaat dan onder meer over de al dan niet vrije keuze voor mobiele toestellen, maar ook over gebruik van sociale media, apps of thuiswerk. “Cruciaal bij zo’n policy is de vraag wie recht heeft op wat. Je kan hiervoor mensen in profielen indelen, maar je maakt het best niet te complex.”

Bij Beltug merken ze twee uitersten in de aanpak. Langs de ene kant kan een bedrijf strikte standaarden en beperkingen vastleggen. Het andere uiterste laat het initiatief en keuze bij de werknemer. Vaak ligt de waarheid ergens in het midden. “Een policy is er bovendien niet voor altijd”, merkt Harold Ryckaert, CIO van SD Worx, op. “De evolutie gaat snel. Twee jaar geleden was er in ons eigen bedrijf bijvoorbeeld geen sprake van YouTube, chat of Facebook. Vandaag ligt dat helemaal anders.”

 

De kosten beperken

Bedrijfsdepartement: de financiële afdeling

Voor de financiële afdeling ligt de nadruk op het beheer van de kosten. “Medewerkers, die een mobiel toestel en bijbehorend abonnement krijgen van hun werkgever, zijn zich hiervan vaak niet bewust. “Sommige boekhoud- of financiële afdelingen sturen geregeld een mail naar medewerkers met een overzicht van hun communicatiekosten. Zeker voor wie vaak in het buitenland zit, is dat nuttig”, zegt Danielle Jacobs. Ook al zijn er bedrijven die, via formules als Invoice Split van Orange, de gesprekskosten voor het werk enerzijds en die voor privé anderzijds netjes gescheiden houden.

Toch is er wat de communicatiekosten betreft veel verbeterd, benadrukt Danielle Jacobs. Zo zijn er intussen bundels voor mobiele data voor diverse medewerkers en voor diverse apparaten van één gebruiker. De communicatie tussen vaste en mobiele gesprekken werd de voorbije jaren fors goedkoper. Ook wat roaming betreft gaat het absoluut de goede richting uit. “De operatoren hebben deze zomer de kosten voor spraak- en dataverkeer fors herleid naar aanleiding van de Europese regelgeving”, stelt Danielle Jacobs. Al is er toch nog veel onduidelijkheid, vooral dan voor verre bestemmingen. “Bedrijven nemen best contact op met hun operator om speciale formules voor het buitenland aan te vragen.”

 

Beschermen & beheren mobiele apparaten

Bedrijfsdepartement: de ICT-afdeling

Bij bedrijven zijn de bescherming en het beheer van de toenemende vloot aan mobiele apparaten absoluut een prioriteit. De markt voor zogenaamde ‘mobile device management’ systemen, die hiervoor moeten zorgen, groeit. “Tot voor kort waren het vooral kleine leveranciers die er zich mee bezig hielden, wat bedrijven nog de boot deed afhouden. Maar intussen specialiseert ook een gevestigde naam als RIM zich erin”, aldus Danielle Jacobs. Ondanks al deze initiatieven ligt, net door de verwevenheid van werk en privé, het IT-luik zeer gevoelig. “Een bedrijf zal dus genoodzaakt zijn om van op een afstand alle data van een toestel te kunnen wissen. Dus ook de recente vakantiefoto’s van zijn werknemer”, weet Danielle Jacobs. 

Toch zal een IT-afdeling anno 2012 een en ander moeten loslaten. “Vertrouwen en vrijheid zijn bij ons de ordewoorden”, zegt Harold Ryckaert van SD Worx. Voor de laptops opteert SD Worx voor de eerder traditionele benadering, van toestellen die door het bedrijf zijn aangeschaft en beheerd. Maar werknemers mogen zelf kiezen welke gsm of smartphone ze gebruikern via een systeem van Orange-vouchers. Voor de tablets is de iPad van Apple de standaard. “Apple doet wat dat betreft onze job”, klinkt het. Toch is er één belangrijke consequentie”, benadrukt Harold Ryckaert. “Want in ruil voor deze vrijheid, gaan we wel de data op de toestellen encrypteren en op deze manier beveiligen. Het is een pragmatisch totaal-aanpak met een duidelijke visie”, vindt hij.

Harold Ryckaert: SD Worx

 

Productiviteit bewaken

Bedrijfsdepartement: algemeen management

De taak voor het topmanagement is dat mensen zich goed moeten voelen bij al de nieuwe evoluties en dat ze ook de productiviteit ten goede komen. “Ik stel wel vast dat bedrijven meer toelaten dan vroeger, bijvoorbeeld rond het gebruik van sociale netwerken. Al hangt alles af van de bedrijfscultuur. Ook thuiswerk is veel meer mogelijk, terwijl dit tot voor kort vooral was voorbehouden aan de typische kenniswerkers”, vertelt Danielle Jacobs. Toch is het een balans. “Ik hoor managers soms klagen dat ze hun mensen niet meer bijeen krijgen voor een meeting op kantoor. Omdat iedereen thuiswerk als verworven recht aanziet”, stelt ze.

Belangrijk is om de mentaliteit van de mensen te veranderen. “De policy die wij hebben opgesteld rond work life balance beoogt voor een flink stuk ook de leidinggevenden in onze organisatie. Want zij moeten wat van de traditionele fysieke controle afgeven. We geven hen de technische middelen, zoals een ’presence indicator’, om contact te kunnen houden met hun mensen”, zegt Harold Ryckaert. “Maar het zogenaamde command & control, waarbij je als leidinggevende je personeel fysiek aanstuurt en controleert, is verleden tijd.” 

 

De wet toepassen

Bedrijfsdepartement: juridische dienst/HR-afdeling

Noch de werkgever, noch de werknemer kan thuiswerk opeisen. “Beide partijen moeten het erover eens zijn”, vertelt Laurent De Surgeloose, advocaat, gespecialiseerd in arbeidsrecht bij DLA Piper. “Het kan ook later geregeld worden, bijvoorbeeld met een bijlage aan het arbeidscontract.” Opvallend is dat er twee juridische bepalingen zijn waaronder werknemers kunnen vallen. “Enerzijds is er de cao 85 voor telewerkers. Dat zijn mensen die werkzaamheden, met gebruikmaking van informatietechnologie, die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die bedrijfslocatie uitvoeren”, licht Laurent De Surgeloose toe. Anderzijds is er de titel inzake huisarbeiders van de Arbeidsovereenkomstenwet. “Die wordt onder meer aangewend door buitenlandse ondernemingen zonder vestigingen in ons land.”
Is er geen enkele van de twee wetgevingen gedefinieerd, dan gaan we uit van de concrete situatie. Belangrijk zijn de consequenties die de twee wetgevingen, cao 85 enerzijds en de Arbeidsovereenkomstenwet anderzijds, met zich meebrengen voor organisaties. Vooral bij thuisarbeid kunnen de gevolgen van het eventueel negeren van van de bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet inzake thuisarbeid verregaand zijn. Als een werknemer in de praktijk onder die bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet valt, moet een werkgever onder meer een vergoeding verbonden aan de kosten aan huisarbeid definiëren en betalen. “Doe je dat niet dan riskeer je als werkgever een forfaitair bedrag van 10% van het loon verschuldigd te zijn als vergoeding van de kosten die aan de huisarbeid verbonden zijn, tenzij de werknemer met verantwoordingsstukken aantoont dat de werkelijke kosten hoger zijn dan 10% van het loon.

 

Een werkgever mag niet zomaar het surf- of mailverkeer van een werknemer inkijken.

Voorts kan bij gebreke aan geschrift inzake thuisarbeid de werknemer op elk ogenblik een einde stellen aan de arbeidsovereenkomst zonder naleving van een opzeggingstermijn of -vergoeding.” Cruciaal bij de work life balance is, naast het vastleggen van een van de wettelijke bepalingen, het aspect controle van communicatie, vervat in cao 81. “Een werkgever mag niet zomaar het surf- of mailverkeer van een werknemer inkijken. Controle van communicatie is strikt geregeld”, zegt Laurent De Surgeloose. Cao 81 bepaalt onder welke voorwaarden controle wel kan. Maar ook hier is het belangrijk om in samenwerking met de HR-afdeling een policy op te stellen voor het personeel. Of hoe work life balance een zaak is van iedereen.


Laurent De Surgeloose: advocaat arbeidsrecht bij DLA Piper

 

Interesse in ons aanbod?

Wenst u een commercieel gesprek? Een van onze medewerkers belt u zo terug.

Ontdek nog meer