Nieuw raamcontract opent deuren voor overheid

Het agentschap Het Facilitair Bedrijf fungeert als aankoopcentrale binnen de Vlaamse overheid en staat vanuit die rol in voor het afsluiten van raamcontracten voor generieke diensten en producten. Vorig jaar koos Het Facilitair Bedrijf Orange Belgium als partner voor mobiele connectiviteit voor de komende vijf tot zeven jaar. “We werkten vroeger al samen met Orange Belgium rond Internet of Things, machine to machine-toepassingen, smart cities en crowd management”, legt Luc Seyssens uit, ICT Program Manager bij Het Facilitair Bedrijf. “Daar komt met het nieuwe raamcontract nu ook voice en data bij.”

Een kwestie van kwaliteit

Luc Seyssens was nauw betrokken bij de aanbesteding. Hij stond erop dat het nieuwe raamcontract niet louter zou worden toegewezen op basis van budget: “Voor mij was het van in het begin duidelijk dat kwaliteit en service een grotere rol speelden dan kostprijs. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de beslissing slechts voor 45% door het budget werd bepaald. De geleverde kwaliteit had een impact van 50% en voor de overige 5% werd er gekeken naar voorgestelde innovaties. We hebben ook zelf de SLA (Service Level Agreement) bepaald, om er zeker van te zijn dat wij aan het stuur zouden zitten. Kwaliteit was dus cruciaal, niet alleen die van het product zelf, maar ook die van alle dienstverlening.”

De telefoon van de minister

Voor voormalig DPO (Data Protection Officer) Luc Seyssens was gegevensbescherming een speerpunt bij de toekenning van het contract. “Om de kosten te berekenen, werden vroeger alle gesprekken van medewerkers van de Vlaamse overheid gelogd. Dus ook die van de minister-president of van een politiecommissaris die de drugshandel in de haven onderzoekt. Die gegevens mogen uiteraard niet in de verkeerde handen vallen. Binnen dit raamcontract hebben we nu gekozen voor abonnementen waarbij alles in de kostprijs is inbegrepen. Op die manier hoeven we geen gesprekken meer bij te houden en wordt gevoelige informatie niet langer gelogd. Het lijkt een kleine en evidente stap, maar voor ons haalt het een reëel beveiligingsrisico weg en het zorgt ervoor dat wij bovendien GDPR-compliant kunnen werken.”

Toppunt van administratieve eenvoud

Met de hulp van Orange Belgium kon Het Facilitair Bedrijf het aantal telecomformules zo terugschroeven van 43 naar 3. “We bieden nu louter de keuze tussen voice, data of gemengd. Ik hoef er geen tekening bij te maken wat een enorme administratieve vereenvoudiging dat heeft opgeleverd.

Daarnaast heeft Orange Belgium er ook voor gezorgd dat wij als eerste in België een pay per use-model kunnen aanbieden aan de overheidsdiensten. Daarmee ontwierpen ze een kostenmodel dat helemaal tegemoet komt aan onze noden. Medewerkers binnen het raamcontract krijgen voortaan tien gigabyte per maand. Verbruiken ze meer, dan betalen ze dat zelf via Invoice Split. Maar als ze minder verbruiken, dan betalen wij als de werkgever ook minder. Die innovatieve oplossing van Orange Belgium zorgt dus voor administratieve en budgettaire voordelen voor ons en is een belangrijke troef in het loonpakket van onze medewerkers, toch ook niet onbelangrijk in de huidige war for talent.”

Een flexibele en zorgeloze samenwerking

Samen met Orange Belgium werkte Het Facilitair Bedrijf eerst een proof of concept uit in drie fasen. “Zo konden we alle kinderziekten eruit halen voordat we aan de eigenlijke migratie begonnen”, vertelt Luc Seyssens daarover. “Orange Belgium stelde zich heel flexibel op en had duidelijk hetzelfde doel voor ogen: er alles aan doen om er samen een succes van te maken. Intussen is de overstap helemaal rond, alles verliep vlot en heel gebruiksvriendelijk.” Luc Seyssens raadt iedereen die de overstap nog niet heeft gemaakt, dan ook aan dat te doen van zodra dat mogelijk is. “De periode om over te stappen van het vorige naar het nieuwe raamcontract loopt nog tot 1 juni. Na die datum vallen de afspraken met de vorige operator niet meer onder het vorige raamcontract. Vanaf dan zijn ze vrij om hun prijzen aan te passen naar eigen inzicht. Dat zijn situaties die we zoveel als mogelijk willen vermijden.

Sommige overheidsdiensten hebben op dit moment echter nog een lopend contract met een andere operator. Van zodra dat afloopt, kunnen ze heel eenvoudig de overstap maken naar het raamcontract met Orange, zodat ze voor de resterende duur van de periode ook nog van de voordelen kunnen genieten.”